随着**采购工作的不断纵深发展,采购范畴日益扩大,采购数量显著增加,随之而来的采购档案也越来越多。大家都知道,每一次采购行为从开始到结束,按照《**采购法》以及《会计法》的要求,需要归档保存的文本性文件比较多,加上管采分离工作的设置要求,程序要求比较严密,具体如下:
采购单位提出采购委托--------**采购委托文件(函)
**采购管理部门审批----**采购申请审批表、采购方式批复
**采购中心具体执行--------**采购项目论证
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招标公告（谈判邀请函）
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招标文件（竞争性谈判文件、询价通知书）
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标前答疑（谈判前集中发问）记录
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投标（谈判签到册）
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投标**（公开报价**）记录、工作人员花名册、监察组名单、评标委员会（谈判小组）成员名单，仪程程序文件及监察结论
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供应商提交的投标（谈判）文件
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专家评审记录及评审结论表以及结论表所推荐中标（成交）前三名供应商的投标（谈判）文件
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中标（成交）通知书
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**采购合同
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验收报告
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合同有效期内跟踪记录
以上只是在采购项目执行时必须保存的基本档案，由于采购项目的不同，所涉及到的具体文件也有所差别，不再一一赘述。但仅仅是这些基本性档案，也数量可观！作为集中采购机构，要把所执行过的所有采购项目档案完整的保存，由此可见，也是一项庞大繁杂的事务！
由于在**采购工作开展初期，作为县级集中采购部门，业务量小，采购规模及数量少，所以采购档案的保管工作也显得细小，常常不被重视，一般就是一个工作人员具体分管档案管理工作，所需要做的就是把档案整理放在文件柜里而已！可是近年来，在具体的工作中，我们越来越深切的感受到数量繁多的采购档案没有地方妥善保存，而且在需要查阅某一次采购档案时更难于寻找，效率低下。采购档案如何完整妥善的保管也成了一个问题摆在我们面前！
根据上级要求和**采购电子化发展的趋势，我们在想，能不能运用电子化的手段来更好的服务于采购档案的管理工作进而对采购工作的效率有显著提升呢？由此，产生了一些粗浅的想法。
每一个采购项目根据采购方式的不同以及时间等都有一个具体的采购编号，如山阳县**采购中心在2008年度进行的第2次公开招标采购项目编号为SYCG-ZB-[2008]02，这个编号作为**采购行为中最基本最原始的信息会贯穿每一个采购项目的始末。我们在电脑上用这个编号为文件名建立一个新的文件夹，然后把本次采购行为所涉及到的所有的采购文档运用扫描的方式按照前边所罗列的顺序存放在这个文件夹当中，加以备份，就可以没有危险的永久保存。在需要查阅某一次采购的文件时，只要打开相对应的采购编号文件夹，所有的相关文件就一目了然，不管是对于**采购中心还是采购单位，随时调阅，还可以根据需要随时下载打印出来，效率自然是得到极大提高。所耗费的资源也极其有限，一台电脑（最好是不联网的单机，确保档案安全），一部扫描仪（分辨率相对较高），一台打印机就可以完成全部的档案管理工作，省时省力且效果显著！
这样，从采购档案的管理入手，充分运用电子化的科技手段，加上**采购专门网站的建立，电子信箱的传递功能以及网上下载报名表或者询价通知书等手段的综合利用，一个简洁、高效、正规且最大限度符合“公开、公平、公正”原则的采购平台搭建而成，从而为高效采购、和谐采购以及廉洁采购而奠定基础！